[Supercoolday] Problem dan Risk Assessment

Kehectikan di pagi hari
Kehectikan di pagi hari

Seperti janji saya sebelumnya, saya akan tetap sharing lesson learned dari supercoolday yang kemarin2 belum sempat saya share, salah satunya adalah problem dan risk assessment. Jadi ceritanya, sekitar W-2, inbox email saya dikejutkan oleh datangnya sebuah email dengan subject problem and risk assessment yang dikirimkan di milis kepanitiaan pernikahan saya dan dea. Pas saya buka file excel tersebut, ternyata isinya adalah kumpulan list permasalahan-permasalahan apa saja yang mungkin terjadi di hari H semenjak pagi hari sampai dengan acara selesai. Seumur-umur saya membantu acara pernikahan sodara-sodara saya, baru pertama kali saya melihat ada file Problem dan Risk Assessment ini. Usut punya usut, ternyata ada anggota keluarga dari pihak panitia yang memang bekerja di bidang Problem dan Risk Management dimana setiap acara atau proyek yang diadakan oleh perusahaan tersebut harus dilengkapi dengan dokumen ini.

Seperti apa sih dokumennya? Kurang lebih isinya seperti ini.

Contoh Assessmentnya
Contoh Assessmentnya

File tersebut klo saya tidak salah, ada hampir 200 baris kemungkinan masalah yang akan terjadi dan bagaimana penanganannya. Apakah file ini berguna? Jawabannya sangat berguna, terutama buat panitia pernikahan yang keluarganya baru menikahkan pertama kali. Contoh kasus yang kemaren terjadi adalah masalah TV LCD. Di pagi hari itu, banyak sekali keriwehan dan keribetan yang terjadi karena ada banyak sekali urusan yang harus diselesaikan. Andai saja kita tidak melakukan antisipasi dari jauh-jauh hari, pasti akan banyak masalah yang terjadi di hari H. Terkait TV LCD, di dokumen tersebut ada resiko mengenai format dari video yang ingin ditayangkan tidak sesuai. Demi mengantisipasi hal itu, jadilah malemnya saya siapkan berbagai format, lalu saya juga dateng ke tempat burn DVD utk memastikan format yang optimal, sudah disiapkan flashdisk dan Laptop beserta kabel VGAnya. Ternyata hari H, di pagi hari, TV LCDnya belum dateng. Andai tidak ada di daftar itu, pasti panitia gak akan ngeh karena itungannya TV LCD adalah hal yang minor (dibandingkan penghulu, katering, dll). Tapi karena sudah ada pembagian tugas dan antisipasi yang detil, problem ini dengan mudah ditackle. Lalu ditambah lagi, ternyata benar, TV LCD tersebut harus menggunakan DVD dimana tiap LCD butuh satu DVD. Problem ini juga berhasil diatasi karena kita sudah menyiapkan berbagai backup untuk kasus ini. Mungkin ada banyak contoh kasus yang berhasil ditangani lainnya, ada juga yang mungkin luput, tapi file ini sangat membantu panitia menyiapkan tindakan dari berbagai kemungkinan masalah yang ada dari jauh-jauh hari.

2 thoughts on “[Supercoolday] Problem dan Risk Assessment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s